我发现管理工作中零散的业务信息,快速搭建灵活的业务应用,用 SeaTable 表格就很方便。比如我要分享的这个管理集团专利申请和奖金发放的案例,就是用 SeaTable 表格来实现的,轻松实现数据的记录、管理、可视化和统计分析,并且在协作权限管控和数据查询方面也很方便。和那些需要定制的专门的软件系统一样强大,但使用起来却更简单灵活。案例图如下:

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

集团专利案件管理表

下面就结合案例,根据业务需求,来分享一些使用方法。包括以下内容:

用一个表格的不同子表记录专利业务的不同数据用“链接公式”快速跨表引用相关数据快速生成多维度分析图表,对集团专利数据全盘可视化一键创建集团专利“数据查询”应用供查询数据

分别来看。

用不同子表记录专利业务的不同数据

先从最基础的说起,专利案件信息涉及很多零散的数据及类型,比如提案编号、申请日期、案件状态和附件等等,而 SeaTable 表格丰富的数据类型能帮我把各类型数据方便地组织到表格中。比如用“文件”类型记录附件;用“数字”类型里的人民币格式记录费用;用“日期”类型里的国际标准格式记录专利申请日期,双击单元格就可以选择日期;用“单选”类型记录单选项等。如下图:

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

丰富的数据类型

再来看表格结构,如文章开头图,专利业务有不同类型的信息,用不同子表去记录就会更清晰,也方便管理。比如用三个子表分别记录了:「集团专利案件汇总」,如专利编号、状态、专利权人等;「费用支付」,如每个专利编号的费种、任务进度、各项费用合计等;「专利奖金发放」,如每个专利编号的案件状态、奖励发放状态、奖励事由、领奖人等。而三个子表间的数据又是有对应关系的,进行跨表链接即可。

链接三个子表并跨表引用相关数据

在 SeaTable 表格中,用工具栏的“数据处理”中的“自动添加链接”操作,就可以根据两个子表的列相等的匹配规则,一键点击运行,自动在两个子表之间添加链接,从而省去了手动去选择链接记录。如下图:

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

数据处理——自动添加链接

但在「集团专利案件汇总」和「专利奖金发放」这两个子表中,没有相等的列,所以就用“链接其他记录”来链接子表并关联记录。也就是在「专利奖金发放」子表中,新建列并自定义列名称,选择用“链接其他记录”列类型链接「集团专利案件汇总」子表,并设置显示链接表中的“申请号”列。

这样新增行时,双击“申请号”列的单元格就可以从弹出的列表中选择属于「集团专利案件汇总」子表中的哪个申请号了。点击“申请号”列单元格的记录,还可以直接进去查看和编辑该记录在「集团专利案件汇总」子表中的整行内容。

同理,在「集团专利案件汇总」表中会相应自动生成一个链接列,默认列名为“专利奖金发放”(列名可修改),并会同步自动关联上「专利奖金发放」表中的行记录。演示如下:

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

链接不同子表记录

从上图中可以看到,在“申请号”列中的单元格,选择上「集团专利案件汇总」表中的关联记录后,“提案编号”、“案件名称”、“类型”、“案件状态”这几列就会自动显示出「集团专利案件汇总」表中的对应的列。这就是在前面完成链接子表并关联记录的基础上,用“链接公式”中的 lookup 来实现的,仅需点选,不需要编辑公式,要比 Excel 中的 vlookup 简单快速,轻松完成跨表引用。如下图:

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

快速跨表查找引用

快速创建统计图表对专利数据全盘可视化

专利表中记录的集团专利案件、费用支出、专利奖励发放等,数据多又零散,如果想找出它们的数据特征,想进行多维度的统计分析,以便输出有价值的总结报告,通过数据分析去指导专利创新方向,驱动激励机制的完善等。那么用表格的“统计”功能、“高级统计”插件都就可以搞定了。它们在操作上非常简单,不需要函数公式或复杂操作,仅需点选就可以快速创建出图表。

统计功能:可以对子表中的视图进行统计分析,创建出基础的统计表格、统计图表。点击图标可以直接进去查看和编辑对应的统计记录。统计表格可以作为新表导出到表格,统计图表可以导出为图片。演示如下:

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

统计功能

高级统计插件:从“插件”里一键添加即可使用,可放置到工具栏,随时打开。它内置 BI 能力,有多种图表类型,如数字卡片、各种比较方式、地图等。在设置时同样可以对子表的不同视图(特定数据)进行统计分析。以仪表盘形式展示,可增加多个仪表盘。图表可移动位置。演示如下:

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

高级统计

另外,表格还有看板、日历、时间线、图库等插件,我们可以根据数据特征和可视化需求去使用。同样很简单。看板如下图,点击记录可以直接进去查看和编辑整行内容。

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

看板

快速创建集团专利数据查询应用

像这类专利案件信息,如果不方便把表格或某个视图共享出去时,但相关人员又有查询需求,就可以进入“插件”的“外部应用”里,一键添加“数据查询”,这样就可以快速构建一个数据查询应用,把共享链接或二维码发出去即可,相关人员输入某个字段就可以查询到行记录。设置界面如下图:

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

一键创建数据查询应用

另外,如果团队内部有细致的协作需求,表格还支持共享表格、单个子表、单个视图,设置自定义共享权限、外部链接、子表权限(谁可查看行、增加行、删除行、编辑行)、列编辑权限、锁定行,以及表格安全设置等,能满足灵活的协同办公场景。这里就不再展开介绍了,大家可以自行体验。安全设置如下图:

案例 | 用 SeaTable 表格来管理集团专利申请和奖金发放

表格的安全设置

总结

以上,根据我们目前的专利案件管理需求,轻松实现了一个完整的业务应用。案例本身和使用方法仅供参考,因为这个 SeaTable 表格从使用上来说,非常简单灵活,而且还有很多其他功能。不管是专业技术人员,还是普通工作人员都能上手使用。本文就分享到这里,希望能为大家带来一款更简单易用的表格工具。

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